Terima Kasih Atas Kunjungan

Sabtu, 14 September 2013

Pengurusan Majlis Rasmi

Jenis Majlis
  •  Majlis Penuh Istiadat
  •  Majlis Rasmi dan Formal
  •  Majlis Rasmi tetapi Tidak
  • Formal Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal
  • Majlis Tidak Rasmi dan Tidak
Formal

  • Majlis Rasmi Kerajaan Istiadat atau majlis yang
       dipertanggungjawabkan kepada kementerian, jabatan, agensi
  • Persekutuan Perbelanjaan bagi membiayainya   dikenakan kepadavot anggaran
       persekutuan

Protokol
         Peraturan yang diterima oleh semua
  • pihak dalam: Hubungan antarabangsa
  • Hubungan harian dalam masyarakat
  •  Istiadat atau majlis
 Elemen-elemen Protokol
  •  Susunan Keutamaan
  •  Darjah Kebesaran
  •  Panggilan Hormat
  •  Susunan Tempat Duduk
  • Susunan Bendera
 Susunan Keutamaan 

  • Senarai yang disusun mengikut kedudukan kekananan antara pelbagai golongan masyarakat termasuk pegawai kerajaan, bukan pegawai kerajaan dan orang awam
Susunan Keutamaan Persekutuan
  •  Susunan Keutamaan Persekutuan masa kini ~ Warta Kerajaan P.U. (B) –22 Januari   1998
  • Kedudukan Datuk Bandar dalam Susunan Keutamaan Persekutuan ialah ke ? 
 Kepentingan Susunan Keutamaan

  •  Menyusun tempat duduk
  •  Menyusun atur cara majlis
  •  Tertib ketibaan tetamu kenamaan
  •  Tertib kepulangan tetamu
  •  Penyampaian ucapan
  •  Pengacaraan majlis
  •  Susunan bendera
 Asas Menentukan Susunan Keutamaan
  • Pegawai Kerajaan
  •  Jenis jawatan yang disandang
  •  Gred jawatan
  • Anugerah kebesaran
  •  Bukan Pegawai Kerajaan
  •  Anugerah kebesaran
  •  Kedudukan dalam masyarakat
 

 







































Rujukan on Aug 17, 2010


  Panggilan Hormat

Panggilan sewajarnya terhadap tetamu kehormat dan dif
  •  Diguna pada kad jemputan, kad nama,sampul surat, teks juruacara dan teks
  • ucapan Panggilan hormat meliputi panggilan turun-temurun diraja, jawatan,
      anugerah dan keagamaan

 Panggilan Hormat
  •  Perdana Menteri
  •  Timbalan Perdana Menteri
  •  Ketua Menteri
  •  Menteri Besar
 Seharusnya menggunakan panggilan Yang Amat Berhormat

Panggilan Hormat
  •  Menteri
  •  Timbalan Menteri
  •  Ahli Dewan Rakyat
  •  Ahli Dewan Negara
  •  Ahli Dewan Undangan Negeri
  Seharusnya menggunakan panggilan Yang Berhormat

 Panggilan Hormat
  •  Pengerusi Majlis
  •  Ketua Jabatan
  •  Ketua Bahagian
Seharusnya menggunakan panggilan Yang Berusaha,Yang Berbahagia,Yang Mulia

Susunan Tempat Duduk
  •  Bilangan Ganjil
  •  Bilangan terhad kepada bilangan yang kecil ~ 3, 5, 7 dan 9
  •  Susunan tempat duduk atas pentas mengikut susunan keutamaan atau
  •  kekananan Pengukuran kekananan dikira dari tengah-tengah 
Susunan Tempat Duduk
  •  Bilangan Genap
  •  Bilangan yang ideal ~ 6, 10, 14, 16
  •  Susunan tempat duduk atas pentas mengikut susunan keutamaan atau
  •  kekanan Pengukuran kekananan di kira secara dibahagi dua 
Tindakan-tindakan bagi penganjuran majlis

  • Mengadakan mesyuarat dengan menjemput pihak-pihak yang terlibat 
  • Menubuhkan jawatankuasa kecil dan melantik petugas
  •  Menetapkan tarikh, masa dan tempat
  •  Menetapkan aturcara/program
  •  Menentukan tetamu kehormat
  •  Menentukan senarai jemputan 
 Tindakan-tindakan bagi penganjuran majlis

 Menyediakan senarai semak
  •  Melawat tapak atau tempat majlis
  •  Menyediakan anggaran perbelanjaan dan menentukan sumber peruntukan
  •  Memohon kelulusan pihak Pengurusan
  •  Melaksanakan raptai
  • Taklimat kepada tetamu kehormat

Jawatankuasa Kecil
  •  Pengagihan tugas mengikut
       bidang tanggung jawab/ kepakaran
  •  Bidang tugas jawatankuasa berdasarkan keperluan dan aturcara majlis
  •  Pengerusi Jawatankuasa kecil akan melantik ahli-ahli bagi melaksanakan tugasan/tanggungjawab 
Senarai Semak

  •  Dokumen disediakan oleh setiausahaatau sekretariat mengandungi perkara perkara yang perlu diambil tindakan
  •  Panduan di dalam mesyuarat untuk meneliti tahap persiapan atau kemajuan
  •  sesuatu tugasan Mengelak tertinggalnya perkara-perkara penting yang perlu diambil tindakan

Senarai Jemputan
  •  Senarai Ringkas (mengikut kumpulan jemputan)
  •  Senarai Penuh (mengikut Susunan Keutamaan)
  •  Senarai Susunan Abjad (mengikut abjad)

 Jenis Jemputan
  • Seorang
  • Berpasangan
  •  Campuran (seorang dan berpasangan)

Kad Jemputan
  • Kad jemputan
  •  Logo organisasi
  •  Jawatan tuan rumah
  •  Nama Majlis
  • Tarikh, Tempat, Masa
  •  Pakaian
  •  Aturcara
  •  No. telefon dan nama pegawai untuk memaklumkan kehadiran
  •  Pelan lokasi dan pelekat letak kenderaan

Pakaian Menghadiri Majlis


  •  Pakaian istiadat
  •  Pakaian Istiadat Siang/ Pakaian Kebangsaan Rasmi/ Morning coat Lelaki/Wanita)Baju Kurung/Kebaya Labuh (Wanita) Cth:- Pertabalan,Mengarak   Panji-panji
  • Pakaian Istiadat Malam/ Pakaian Kebangsaan Rasmi atau Pakaian Kebangsaan Hitam/Black Tie (Lelaki/Wanita)
  • Baju Kurung/Kebaya Labuh (Wanita) Cth:- Jamuan Negara/Negeri
  • Di Istana perlu berselendang jika tidak bertudung.
  • Pakaian Kebangsaan /Lounge Suit GelapBaju Kurung/Kebaya Labuh (Wanita) Cth:- Jamuan meraikan Ketua Kerajaan Asing/Maal Hijrah/Tahlil
  •  Pakaian Kebangsaan Hitam
  •  Pakaian Kebangsaan
  •  Lounge Suit
  •  Batik
  • Pakaian Pejabat

Aspek-aspek penting Jemputan
  •  Senarai tetamu jemputan
  •  Pengedaran kad jemputan
  •  Pengesahan kehadiran 
  •  Senarai kehadiran tetamu jemputan
 Sambutan
  •  Tetamu disambut oleh Penyambut Tetamu yang mudah dikenali
  •  Siap sedia dengan senarai kehadiran jemputan untuk semakan
  •  AJK Induk/Sambutan turut sama menyambut tetamu
  •  Tetamu kehormat disambut oleh tuan rumah
 Tugas Penyambut Tetamu
  • Menjemput tetamu masuk ke dewan majlis
  • Mengiringi dan menunjukkan tempat duduk tetamu
  • Melayan sebarang pertanyaan tetamu
  • Menyerahkan buku aturcara/program kepada tetamu
  • Sentiasa menunggu tetamu di pintumasuk dewan majlis

 Bilik Menunggu
  •  Memudahkan penyelarasan dan persediaan dewan
  •  Memperkenal dif yang akan berada dipentas
  •  Menunggu tetamu kehormat (VVIP)oleh tetamu jemputan (VIP)
  •  Menyampaikan cenderamata
  •  Taklimat kepada tetamu kehormat mengenai perjalanan majlis

 Pengacara Majlis (MC)
  •  Mengawal majlis
  •  Membuat pengumuman
  •  Memberi panduan kepada hadirin tentang majlis yang sedang dan akan berjalan
  • Teks disediakan/disemak oleh penganjur

 Aturcara Pentadbiran
  •  Dokumen panduan disediakan penganjur untuk AJK dan petugas
  •  Catatan terperinci termasuk masa,perkara, nama pegawai,pelan, pegawai penyelaras, aktiviti pergerakan dsb.
  •  Dokumen rujukan utama pengurus pentas (stage/floor manager) bagi mengendalikan majlis bersama-sama petugas-petugas lain
  • Disediakan bagi memastikan perjalanan majlis
  • Setiap pergerakan dan pegawai bertanggungjawab diputuskan dan dicatat di dalam atur cara pentadbiran.
  • Kegunaan :
i) Sebagai panduan kepada “floor manage”/ Urus setia.
ii)Memudahkan tindakan pembetulan dilakukan jika berlaku
kesilapan.
iii) Sumber rujukan pada masa hadapan.
33
RAPTAI

  • 1 atau 2 hari sebelum hari sebenar
  • Raptai biasa dan raptai penuh
  • Ikut waktu sebenar & aturan sebenar

PENENTUAN SUSUNAN TEMPAT DUDUK
 
ARAHAN BERTUGAS

  • Mengikut keperluan
  • Dikeluarkan 1 minggu sebelum majlis atau mengikut kesesuaian
  • Dapatkan pengganti jika tidak dapat bertugas.

 Aturcara Majlis
  •  Panduan kasar kepada tetamu
  •  Ringkas
  •  Makluman kepada tetamu ~ waktu ketibaan tetamu kehormat, acara utama dimulakan, majlis dijangka tamat
  • Dimasukkan dalam buku cenderamata dan kad jemputan

Buku Cenderamata
  •  Mengandungi ~ butiran mengenai  majlis, kata-kata aluan, aturcara,
         penghargaan
  •  Diletak lebih awal di meja bagi tetamu kehormat
  •  Bagi tetamu jemputan biasa diserahkan oleh penyambut tetamu semasa memasuki dewan majlis






 

2 ulasan:

  1. As salam, mohon share bahan dalam blog puan. Tq. Jemput blog walk ke blog saya , kebuntepipagar.blogspot.com

    BalasPadam

Titipkanlah Kata Hulurkanlah idea
Kongsi cerita membawa bahagia
persahabatan terjalin kemesraan berputik
walaupun hanya sekadar alam maya

TERIMA KASIH TEMAN!!!!