Pengurusan Majlis Rasmi

Jenis Majlis

•  Majlis Penuh Istiadat

•  Majlis Rasmi dan Formal

•  Majlis Rasmi tetapi Tidak

• Formal Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal

• Majlis Tidak Rasmi dan Tidak

Formal

• Majlis Rasmi Kerajaan Istiadat atau majlis yang

       dipertanggungjawabkan kepada kementerian, jabatan, agensi

• Persekutuan Perbelanjaan bagi membiayainya   dikenakan kepadavot anggaran

       persekutuan

Protokol
         Peraturan yang diterima oleh semua

• pihak dalam: Hubungan antarabangsa

• Hubungan harian dalam masyarakat

•  Istiadat atau majlis

 Elemen-elemen Protokol

•  Susunan Keutamaan

•  Darjah Kebesaran

•  Panggilan Hormat

•  Susunan Tempat Duduk

• Susunan Bendera

 Susunan Keutamaan 

• Senarai yang disusun mengikut kedudukan kekananan antara pelbagai golongan masyarakat termasuk pegawai kerajaan, bukan pegawai kerajaan dan orang awam

Susunan Keutamaan Persekutuan

•  Susunan Keutamaan Persekutuan masa kini ~ Warta Kerajaan P.U. (B) –22 Januari   1998

• Kedudukan Datuk Bandar dalam Susunan Keutamaan Persekutuan ialah ke ? 

 Kepentingan Susunan Keutamaan

•  Menyusun tempat duduk
•  Menyusun atur cara majlis
•  Tertib ketibaan tetamu kenamaan
•  Tertib kepulangan tetamu
•  Penyampaian ucapan
•  Pengacaraan majlis
•  Susunan bendera

 Asas Menentukan Susunan Keutamaan

• Pegawai Kerajaan

•  Jenis jawatan yang disandang

•  Gred jawatan

• Anugerah kebesaran

•  Bukan Pegawai Kerajaan

•  Anugerah kebesaran

•  Kedudukan dalam masyarakat

 

 







































Rujukan zaimani on Aug 17, 2010


  Panggilan Hormat

Panggilan sewajarnya terhadap tetamu kehormat dan dif

•  Diguna pada kad jemputan, kad nama,sampul surat, teks juruacara dan teks

• ucapan Panggilan hormat meliputi panggilan turun-temurun diraja, jawatan,

      anugerah dan keagamaan

 Panggilan Hormat

•  Perdana Menteri

•  Timbalan Perdana Menteri

•  Ketua Menteri

•  Menteri Besar

 Seharusnya menggunakan panggilan Yang Amat Berhormat

Panggilan Hormat

•  Menteri

•  Timbalan Menteri

•  Ahli Dewan Rakyat

•  Ahli Dewan Negara

•  Ahli Dewan Undangan Negeri

  Seharusnya menggunakan panggilan Yang Berhormat

 Panggilan Hormat

•  Pengerusi Majlis

•  Ketua Jabatan

•  Ketua Bahagian

Seharusnya menggunakan panggilan Yang Berusaha,Yang Berbahagia,Yang Mulia

Susunan Tempat Duduk

•  Bilangan Ganjil

•  Bilangan terhad kepada bilangan yang kecil ~ 3, 5, 7 dan 9

•  Susunan tempat duduk atas pentas mengikut susunan keutamaan atau

•  kekananan Pengukuran kekananan dikira dari tengah-tengah 

Susunan Tempat Duduk

•  Bilangan Genap

•  Bilangan yang ideal ~ 6, 10, 14, 16

•  Susunan tempat duduk atas pentas mengikut susunan keutamaan atau

•  kekanan Pengukuran kekananan di kira secara dibahagi dua 

Tindakan-tindakan bagi penganjuran majlis

• Mengadakan mesyuarat dengan menjemput pihak-pihak yang terlibat 
• Menubuhkan jawatankuasa kecil dan melantik petugas

•  Menetapkan tarikh, masa dan tempat

•  Menetapkan aturcara/program

•  Menentukan tetamu kehormat

•  Menentukan senarai jemputan 

 Tindakan-tindakan bagi penganjuran majlis

 Menyediakan senarai semak

•  Melawat tapak atau tempat majlis

•  Menyediakan anggaran perbelanjaan dan menentukan sumber peruntukan

•  Memohon kelulusan pihak Pengurusan

•  Melaksanakan raptai

• Taklimat kepada tetamu kehormat

Jawatankuasa Kecil

•  Pengagihan tugas mengikut

       bidang tanggung jawab/ kepakaran

•  Bidang tugas jawatankuasa berdasarkan keperluan dan aturcara majlis

•  Pengerusi Jawatankuasa kecil akan melantik ahli-ahli bagi melaksanakan tugasan/tanggungjawab 

Senarai Semak

•  Dokumen disediakan oleh setiausahaatau sekretariat mengandungi perkara perkara yang perlu diambil tindakan

•  Panduan di dalam mesyuarat untuk meneliti tahap persiapan atau kemajuan

•  sesuatu tugasan Mengelak tertinggalnya perkara-perkara penting yang perlu diambil tindakan

Senarai Jemputan

•  Senarai Ringkas (mengikut kumpulan jemputan)

•  Senarai Penuh (mengikut Susunan Keutamaan)

•  Senarai Susunan Abjad (mengikut abjad)

 Jenis Jemputan

• Seorang

• Berpasangan

•  Campuran (seorang dan berpasangan)

Kad Jemputan

• Kad jemputan

•  Logo organisasi

•  Jawatan tuan rumah

•  Nama Majlis

• Tarikh, Tempat, Masa

•  Pakaian

•  Aturcara

•  No. telefon dan nama pegawai untuk memaklumkan kehadiran

•  Pelan lokasi dan pelekat letak kenderaan

Pakaian Menghadiri Majlis

•  Pakaian istiadat

•  Pakaian Istiadat Siang/ Pakaian Kebangsaan Rasmi/ Morning coat Lelaki/Wanita)Baju Kurung/Kebaya Labuh (Wanita) Cth:- Pertabalan,Mengarak   Panji-panji

• Pakaian Istiadat Malam/ Pakaian Kebangsaan Rasmi atau Pakaian Kebangsaan Hitam/Black Tie (Lelaki/Wanita)
• Baju Kurung/Kebaya Labuh (Wanita) Cth:- Jamuan Negara/Negeri

• Di Istana perlu berselendang jika tidak bertudung.
• Pakaian Kebangsaan /Lounge Suit GelapBaju Kurung/Kebaya Labuh (Wanita) Cth:- Jamuan meraikan Ketua Kerajaan Asing/Maal Hijrah/Tahlil

•  Pakaian Kebangsaan Hitam

•  Pakaian Kebangsaan

•  Lounge Suit

•  Batik

• Pakaian Pejabat

Aspek-aspek penting Jemputan

•  Senarai tetamu jemputan

•  Pengedaran kad jemputan

•  Pengesahan kehadiran 

•  Senarai kehadiran tetamu jemputan

 Sambutan

•  Tetamu disambut oleh Penyambut Tetamu yang mudah dikenali

•  Siap sedia dengan senarai kehadiran jemputan untuk semakan

•  AJK Induk/Sambutan turut sama menyambut tetamu

•  Tetamu kehormat disambut oleh tuan rumah

 Tugas Penyambut Tetamu

• Menjemput tetamu masuk ke dewan majlis

• Mengiringi dan menunjukkan tempat duduk tetamu

• Melayan sebarang pertanyaan tetamu

• Menyerahkan buku aturcara/program kepada tetamu

• Sentiasa menunggu tetamu di pintumasuk dewan majlis

 Bilik Menunggu

•  Memudahkan penyelarasan dan persediaan dewan

•  Memperkenal dif yang akan berada dipentas

•  Menunggu tetamu kehormat (VVIP)oleh tetamu jemputan (VIP)

•  Menyampaikan cenderamata

•  Taklimat kepada tetamu kehormat mengenai perjalanan majlis

 Pengacara Majlis (MC)

•  Mengawal majlis

•  Membuat pengumuman

•  Memberi panduan kepada hadirin tentang majlis yang sedang dan akan berjalan

• Teks disediakan/disemak oleh penganjur

 Aturcara Pentadbiran

•  Dokumen panduan disediakan penganjur untuk AJK dan petugas

•  Catatan terperinci termasuk masa,perkara, nama pegawai,pelan, pegawai penyelaras, aktiviti pergerakan dsb.

•  Dokumen rujukan utama pengurus pentas (stage/floor manager) bagi mengendalikan majlis bersama-sama petugas-petugas lain

• Disediakan bagi memastikan perjalanan majlis

• Setiap pergerakan dan pegawai bertanggungjawab diputuskan dan dicatat di dalam atur cara pentadbiran.

• Kegunaan :

i) Sebagai panduan kepada “floor manage”/ Urus setia.
ii)Memudahkan tindakan pembetulan dilakukan jika berlaku
kesilapan.
iii) Sumber rujukan pada masa hadapan.
33
RAPTAI

• 1 atau 2 hari sebelum hari sebenar

• Raptai biasa dan raptai penuh

• Ikut waktu sebenar & aturan sebenar

PENENTUAN SUSUNAN TEMPAT DUDUK
 
ARAHAN BERTUGAS

• Mengikut keperluan

• Dikeluarkan 1 minggu sebelum majlis atau mengikut kesesuaian

• Dapatkan pengganti jika tidak dapat bertugas.

 Aturcara Majlis

•  Panduan kasar kepada tetamu

•  Ringkas

•  Makluman kepada tetamu ~ waktu ketibaan tetamu kehormat, acara utama dimulakan, majlis dijangka tamat

• Dimasukkan dalam buku cenderamata dan kad jemputan

Buku Cenderamata

•  Mengandungi ~ butiran mengenai  majlis, kata-kata aluan, aturcara,

         penghargaan

•  Diletak lebih awal di meja bagi tetamu kehormat

•  Bagi tetamu jemputan biasa diserahkan oleh penyambut tetamu semasa memasuki dewan majlis