Doa untuk mengacarakan majlis

Doa

Baca doa Nabi Musa untuk memudahkan bicara dan melancarkan tuturkata:

رَبِّ اشْرَحْ لِي صَدْرِي وَيَسِّرْ لِي أَمْرِي وَاحْلُلْ عُقْدَةً مِنْ لِسَانِي يَفْقَهُوا قَوْلِي

“Ya Tuhanku, lapangkanlah untukku dadaku, mudahkanlah untukku urusanku, dan lepaskanlah kekakuan dari lidahku, supaya mereka mengerti perkataanku,..” {Surah Thaahaa: 25-28}

Panggilan Hormat

 

Panggilan Hormat

Penggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap orang-orang kenamaan sebagai tanda penghormatan kepada kedudukan mereka. Amat mustahak bagi seorang pengacara majlis mengetahui dan menggunakan panggilan hormat dan gelaran yang betul mengikut protokol dalam sesuatu majlis yang dikendalikan.

Panggilan hormat bagi Yang di-Pertuan Agong, Sultan-Sultan dan Yang DiPertua Negeri adalah seperti berikut:

(a) Yang di-Pertuan Agong - *DYMM Seri Paduka Baginda

(b) Raja Permaisuri Agong - DYMM Seri Paduka Baginda

(c) Raja Perlis - DYMM Tuanku

(d) Sultan Kedah - Ke Bawah DYMM Al-Sultan

(e) Sultanah Kedah - Ke Bawah DYMM Tuanku

(f) Sultan Selangor - DYMM Sultan

(g) Tengku Ampuan Selangor - DYMM Tengku Ampuan

(h) Yang Dipertuan Besar - DYMM Tuanku Negeri Sembilan

(i) Tunku Ampuan - DYMM Tuanku Negeri Sembilan

(j) Sultan Pahang - Ke Bawah DYMM Sultan

(k) Sultanah Pahang - DYMM Sultanah

(l) Sultan Terengganu - DYMM Sultan

(m) Tengku Ampuan Besar - DYMM Tengku Ampuan Terengganu

(n) Al-Sultan Kelantan - Ke Bawah DYMM Tuanku

(o) Raja Perempuan Kelantan - DYMM Tengku

(p) Sultan Johor - DYMM Baginda Sultan

(q) Sultanah Johor - DYMM Baginda Sultanah

(r) Paduka Seri Sultan Perak - DYMM Paduka Seri Sultan

(s) Raja Permaisuri Perak - DYMM Raja Permaisuri Darul Ridzuan

(t) Yang DiPertua Negeri Melaka, Sarawak, Sabah dan Pulau Pinang - Tuan Yang Terutama

(u) Isteri Yang DiPertua Melaka, Sarawak, Sabah dan Pulau Pinang - Yang Amat Berbahagia

*DYMM = Duli Yang Maha Mulia

Panggilan hormat bagi orang-orang kenamaan yang lain ialah:

(a) Perdana Menteri - Yang Amat Berhormat

(b) Isteri Perdana Menteri - Yang Amat Berbahagia

(c) Timbalan Perdana Menteri - Yang Amat Berhormat

(d) Isteri Timbalan Perdana Menteri - Yang Amat Berbahagia

(e) Menteri Besar/Ketua Menteri - Yang Amat Berhormat

(f) Isteri Menteri Besar/Ketua Menteri - Yang Amat Berbahagia

(g) Menteri, Timbalan Menteri - Yang Berhormat

(h) Isteri Menteri dan Timbalan - Yang Berbahagia

(i) Tun/isteri - Yang Amat Berbahagia

(j) Tan Sri/isteri - Yang Berbahagia

(k) Datuk selain negeri Johor - Yang Berbahagia

(l) Dato’ dari negeri Johor - Yang Berhormat

(m) Raja/Tengku - Yang Mulia

(n) Isteri Raja/Tengku - Yang Berbahagia

(o) Panglima Angkatan Tentera/isteri - Yang Berbahagia

(p) Ketua Polis Negara/isteri Yang Berbahagia

(q) Ketua Hakim Negara - Yang Amat Arif

(r) Isteri Ketua Hakim Negara - Yang Amat Berbahagia

(s) Hakim Besar - Yang Arif

(t) Isteri Hakim Besar - Yang Berbahagia

(u) Hakim Mahkamah Agong/Tinggi - Yang Arif

(v) Isteri Hakim Mahkamah Agong/Tinggi - Yang Berbahagia

(w) Peguam Negara/isteri - Yang Berbahagia

(x) Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam/isteri - Yang Berbahagia

(y) Ketua-Ketua Setiausaha Kementerian dan Ketua-Ketua Jabatan Peringkat Persekutuan/isteri - Yang Berbahagia

(z) Ketua-Ketua Jabatan Negeri - Yang Berusaha/Yang Berbahagia

Ahli Jawatankuasa yang perlu ada dalam sesuatu majlis

Susunan Bendera Terkini

SUSUNAN BENDERA KETIKA SESUATU MAJLIS BERLANGSUNG      1.Malaysia 2.Kedah 3.Negeri Sembilan 4.Pahang 5.Kelantan 6.Johor 7.Perak 8.Terengganu 9.Selangor 10.Perlis SEMOGA MENDAPAT MANFAAT KITA BERSAMA

11.Melaka 12.Sarawak 13.Pulau Pinang 14.Sabah 15.W.P K. Lumpur 16.W.P Labuan 17.W.P P. Jaya 18.Bendera    Institusi/Perba-danan

Tindakan yang perlu dibuat Sebelum Majlis (pre-event)

Sebelum Majlis (pre-event)
Tindakan yang perlu dibuat Sebelum Majlis (pre-event) ialah
penyediaan:

1. Kertas Cadangan dan Objektif
2. Peruntukan Kewangan
3. Kenalpasti tugas dan tanggungjawab jawatankuasa
4. Timeline
5. Pelan Pemasaran Majlis (Event Marketing Plan)
6. Senarai Semak (Checklist)

Keberkesanan pelaksanaan sesuatu majlis adalah bergantung kepada keupayaan menghasilkan perancangan yang baik, fungsi setiap ahli jawatankuasa yang jelas dan tepat serta mempunyai senarai semak (checklist) yang lengkap. Bentuk atau cara
pelaksanaan sesuatu majlis juga banyak bergantung kepada kehendak jawatankuasa yang dibentuk, taraf majlis, jenis majlis, atur cara majlis, taraf tetamu kehormat, tempat dan saiz sesuatu majlis. 

Di antara contoh tindakan PTJ semasa proses pelaksanaan
ialah: 

• mesyuarat jawatankuasa penganjur,

• penyediaan senarai jemputan,

• kad jemputan

• tempahan menu jamuan, 

• pelan susunatur tetamu

• pelantikan juruacara majlis

•  pelantikan pembaca doa
•  penyediaan buku program
• aktiviti promosi, back drop

• penyediaan atur cara pentadbiran,
•  teks ucapan tetamu kenamaan, penyambut tetamu dan lain-lain.

PTJ perlu memberi perhatian kepada aspek pemantauan (dengan menggunakan senarai semak) supaya semua perancangan dapat dilaksanakan dengan baik.

Aktiviti pemantauan termasuklah urusan perbelanjaan, mematuhi tarikh
akhir (deadline), menepati objektif majlis, protokol, sumber dan
lain-lain yang berkaitan.

Struktur Pengurusan Majlis

Struktur Pengurusan Majlis

• Perancangan
• Persiapan
• Raptai & Pelaksanaan
• Penilaian (Post Mortem)
• Penghargaan

Perancangan	Pemilihan tarikh Masa dan tempat Penubuhan Jawatankuasa dan agihan tugas Tetamu Kehormat Bajet Program
Persiapan	Senarai jemputan dan kad Buku program dan atur cara pentadbiran Kod pakaian Peralatan dan kemudahan lain Pengangkutan dan penginapan Permaidani merah Liputan media Alat siar raya Sambutan Pengacara majlis Bacaan doa Cenderamata Jamuan Penyambut tetamu
Raptai & Pelaksanaan	Raptai Biasanya diadakan sekali atau dua kali sebelum acara sebenar berlangsung Tujuan utama ialah bagi memastikan majlis sebenar akan berlangsung dengan lancar sebagaimana dirancang Semasa raptai diadakan, senarai semak perlu disediakan bersama atur cara majlis sebagai panduan semasa mengadakan raptai agar kelemahan dapat dikenalpasti segera Seorang atau lebih pegawai dilantik bagi mengendalikan perjalanan keseluruhan majlis Semua Pengerusi bagi setiap Jawatankuasa perlu hadir semasa raptai Pelaksanaan Susunan Tempat DudukPrinsip 1i) STD hendaklah disusun mengikut kekananan. Keutamaan bermula dari kanan tetamu kehormat sama ada bersebelahan, beriringan atau bersetentangan ii) Dif yang paling hampir sekali dengan Tetamu Kehormat ialah dif yang terkanan & STD bermula dari sebelah kanan TK iii) Isteri duduk di sebelah kiri iv) Jumlah Dif di atas pentas dihadkan kepada 3,5,7 (jemputan seorang) atau 4,6,8 (jemputam dengan isteri) Prinsip 2i) Jumlah dif-dif atas pentas khas hendaklah dihadkan, tujuannya ialah untuk memberi tumpuan kepada mereka yang berkenaan sahaja ii) Hos akan duduk di sebelah kanan Tetamu Kehormat iii) Cara Susunan Keutamaan hendaklah dimulakan dari kanan ke kiri STD di atas pentas hendaklah ditentukan dengan peranan dan tugas yang dimainkan oleh VIP Prinsip 3i) Dalam majlis menggunakan meja panjang tetamu wanita tidak duduk mengetuai kecuali susunan keutamaan itu adalah susunan keutamaan wanita itu sendiri ii) Wanita tidak duduk di hujung meja khas/panjang iii) STD di meja bulat hendaklah dipenuhi dalam satu bulatan 360 darjah kecuali dalam keadaan di mana meja Di Raja hendaklah kerusi yang membelakangkan meja Di Raja dikosongkan
Penilaian (Post Mortem)	i) Dibuat selepas selesai sesuatu majlis ii) Bertujuan mengenalpasti kelemahan dan kejayaan sesuatu majlis iii) Pemerhatian dan komen akan direkod untuk rujukan masa depan
Penghargaan	i) Sebagai tanda menghargai penglibatan semua yang terlibat dalam menjayakan sesuatu majlis ii) Boleh dibuat dalam pelbagai betuk : Sijil Penghargaan Majlis Penghargaan

Pengurusan Majlis Rasmi

Jenis Majlis

•  Majlis Penuh Istiadat

•  Majlis Rasmi dan Formal

•  Majlis Rasmi tetapi Tidak

• Formal Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal

• Majlis Tidak Rasmi dan Tidak

Formal

• Majlis Rasmi Kerajaan Istiadat atau majlis yang

       dipertanggungjawabkan kepada kementerian, jabatan, agensi

• Persekutuan Perbelanjaan bagi membiayainya   dikenakan kepadavot anggaran

       persekutuan

Protokol
         Peraturan yang diterima oleh semua

• pihak dalam: Hubungan antarabangsa

• Hubungan harian dalam masyarakat

•  Istiadat atau majlis

 Elemen-elemen Protokol

•  Susunan Keutamaan

•  Darjah Kebesaran

•  Panggilan Hormat

•  Susunan Tempat Duduk

• Susunan Bendera

 Susunan Keutamaan 

• Senarai yang disusun mengikut kedudukan kekananan antara pelbagai golongan masyarakat termasuk pegawai kerajaan, bukan pegawai kerajaan dan orang awam

Susunan Keutamaan Persekutuan

•  Susunan Keutamaan Persekutuan masa kini ~ Warta Kerajaan P.U. (B) –22 Januari   1998

• Kedudukan Datuk Bandar dalam Susunan Keutamaan Persekutuan ialah ke ? 

 Kepentingan Susunan Keutamaan

•  Menyusun tempat duduk
•  Menyusun atur cara majlis
•  Tertib ketibaan tetamu kenamaan
•  Tertib kepulangan tetamu
•  Penyampaian ucapan
•  Pengacaraan majlis
•  Susunan bendera

 Asas Menentukan Susunan Keutamaan

• Pegawai Kerajaan

•  Jenis jawatan yang disandang

•  Gred jawatan

• Anugerah kebesaran

•  Bukan Pegawai Kerajaan

•  Anugerah kebesaran

•  Kedudukan dalam masyarakat

 

 







































Rujukan zaimani on Aug 17, 2010


  Panggilan Hormat

Panggilan sewajarnya terhadap tetamu kehormat dan dif

•  Diguna pada kad jemputan, kad nama,sampul surat, teks juruacara dan teks

• ucapan Panggilan hormat meliputi panggilan turun-temurun diraja, jawatan,

      anugerah dan keagamaan

 Panggilan Hormat

•  Perdana Menteri

•  Timbalan Perdana Menteri

•  Ketua Menteri

•  Menteri Besar

 Seharusnya menggunakan panggilan Yang Amat Berhormat

Panggilan Hormat

•  Menteri

•  Timbalan Menteri

•  Ahli Dewan Rakyat

•  Ahli Dewan Negara

•  Ahli Dewan Undangan Negeri

  Seharusnya menggunakan panggilan Yang Berhormat

 Panggilan Hormat

•  Pengerusi Majlis

•  Ketua Jabatan

•  Ketua Bahagian

Seharusnya menggunakan panggilan Yang Berusaha,Yang Berbahagia,Yang Mulia

Susunan Tempat Duduk

•  Bilangan Ganjil

•  Bilangan terhad kepada bilangan yang kecil ~ 3, 5, 7 dan 9

•  Susunan tempat duduk atas pentas mengikut susunan keutamaan atau

•  kekananan Pengukuran kekananan dikira dari tengah-tengah 

Susunan Tempat Duduk

•  Bilangan Genap

•  Bilangan yang ideal ~ 6, 10, 14, 16

•  Susunan tempat duduk atas pentas mengikut susunan keutamaan atau

•  kekanan Pengukuran kekananan di kira secara dibahagi dua 

Tindakan-tindakan bagi penganjuran majlis

• Mengadakan mesyuarat dengan menjemput pihak-pihak yang terlibat 
• Menubuhkan jawatankuasa kecil dan melantik petugas

•  Menetapkan tarikh, masa dan tempat

•  Menetapkan aturcara/program

•  Menentukan tetamu kehormat

•  Menentukan senarai jemputan 

 Tindakan-tindakan bagi penganjuran majlis

 Menyediakan senarai semak

•  Melawat tapak atau tempat majlis

•  Menyediakan anggaran perbelanjaan dan menentukan sumber peruntukan

•  Memohon kelulusan pihak Pengurusan

•  Melaksanakan raptai

• Taklimat kepada tetamu kehormat

Jawatankuasa Kecil

•  Pengagihan tugas mengikut

       bidang tanggung jawab/ kepakaran

•  Bidang tugas jawatankuasa berdasarkan keperluan dan aturcara majlis

•  Pengerusi Jawatankuasa kecil akan melantik ahli-ahli bagi melaksanakan tugasan/tanggungjawab 

Senarai Semak

•  Dokumen disediakan oleh setiausahaatau sekretariat mengandungi perkara perkara yang perlu diambil tindakan

•  Panduan di dalam mesyuarat untuk meneliti tahap persiapan atau kemajuan

•  sesuatu tugasan Mengelak tertinggalnya perkara-perkara penting yang perlu diambil tindakan

Senarai Jemputan

•  Senarai Ringkas (mengikut kumpulan jemputan)

•  Senarai Penuh (mengikut Susunan Keutamaan)

•  Senarai Susunan Abjad (mengikut abjad)

 Jenis Jemputan

• Seorang

• Berpasangan

•  Campuran (seorang dan berpasangan)

Kad Jemputan

• Kad jemputan

•  Logo organisasi

•  Jawatan tuan rumah

•  Nama Majlis

• Tarikh, Tempat, Masa

•  Pakaian

•  Aturcara

•  No. telefon dan nama pegawai untuk memaklumkan kehadiran

•  Pelan lokasi dan pelekat letak kenderaan

Pakaian Menghadiri Majlis

•  Pakaian istiadat

•  Pakaian Istiadat Siang/ Pakaian Kebangsaan Rasmi/ Morning coat Lelaki/Wanita)Baju Kurung/Kebaya Labuh (Wanita) Cth:- Pertabalan,Mengarak   Panji-panji

• Pakaian Istiadat Malam/ Pakaian Kebangsaan Rasmi atau Pakaian Kebangsaan Hitam/Black Tie (Lelaki/Wanita)
• Baju Kurung/Kebaya Labuh (Wanita) Cth:- Jamuan Negara/Negeri

• Di Istana perlu berselendang jika tidak bertudung.
• Pakaian Kebangsaan /Lounge Suit GelapBaju Kurung/Kebaya Labuh (Wanita) Cth:- Jamuan meraikan Ketua Kerajaan Asing/Maal Hijrah/Tahlil

•  Pakaian Kebangsaan Hitam

•  Pakaian Kebangsaan

•  Lounge Suit

•  Batik

• Pakaian Pejabat

Aspek-aspek penting Jemputan

•  Senarai tetamu jemputan

•  Pengedaran kad jemputan

•  Pengesahan kehadiran 

•  Senarai kehadiran tetamu jemputan

 Sambutan

•  Tetamu disambut oleh Penyambut Tetamu yang mudah dikenali

•  Siap sedia dengan senarai kehadiran jemputan untuk semakan

•  AJK Induk/Sambutan turut sama menyambut tetamu

•  Tetamu kehormat disambut oleh tuan rumah

 Tugas Penyambut Tetamu

• Menjemput tetamu masuk ke dewan majlis

• Mengiringi dan menunjukkan tempat duduk tetamu

• Melayan sebarang pertanyaan tetamu

• Menyerahkan buku aturcara/program kepada tetamu

• Sentiasa menunggu tetamu di pintumasuk dewan majlis

 Bilik Menunggu

•  Memudahkan penyelarasan dan persediaan dewan

•  Memperkenal dif yang akan berada dipentas

•  Menunggu tetamu kehormat (VVIP)oleh tetamu jemputan (VIP)

•  Menyampaikan cenderamata

•  Taklimat kepada tetamu kehormat mengenai perjalanan majlis

 Pengacara Majlis (MC)

•  Mengawal majlis

•  Membuat pengumuman

•  Memberi panduan kepada hadirin tentang majlis yang sedang dan akan berjalan

• Teks disediakan/disemak oleh penganjur

 Aturcara Pentadbiran

•  Dokumen panduan disediakan penganjur untuk AJK dan petugas

•  Catatan terperinci termasuk masa,perkara, nama pegawai,pelan, pegawai penyelaras, aktiviti pergerakan dsb.

•  Dokumen rujukan utama pengurus pentas (stage/floor manager) bagi mengendalikan majlis bersama-sama petugas-petugas lain

• Disediakan bagi memastikan perjalanan majlis

• Setiap pergerakan dan pegawai bertanggungjawab diputuskan dan dicatat di dalam atur cara pentadbiran.

• Kegunaan :

i) Sebagai panduan kepada “floor manage”/ Urus setia.
ii)Memudahkan tindakan pembetulan dilakukan jika berlaku
kesilapan.
iii) Sumber rujukan pada masa hadapan.
33
RAPTAI

• 1 atau 2 hari sebelum hari sebenar

• Raptai biasa dan raptai penuh

• Ikut waktu sebenar & aturan sebenar

PENENTUAN SUSUNAN TEMPAT DUDUK
 
ARAHAN BERTUGAS

• Mengikut keperluan

• Dikeluarkan 1 minggu sebelum majlis atau mengikut kesesuaian

• Dapatkan pengganti jika tidak dapat bertugas.

 Aturcara Majlis

•  Panduan kasar kepada tetamu

•  Ringkas

•  Makluman kepada tetamu ~ waktu ketibaan tetamu kehormat, acara utama dimulakan, majlis dijangka tamat

• Dimasukkan dalam buku cenderamata dan kad jemputan

Buku Cenderamata

•  Mengandungi ~ butiran mengenai  majlis, kata-kata aluan, aturcara,

         penghargaan

•  Diletak lebih awal di meja bagi tetamu kehormat

•  Bagi tetamu jemputan biasa diserahkan oleh penyambut tetamu semasa memasuki dewan majlis