Tindakan yang perlu dibuat Sebelum Majlis (pre-event)

Sebelum Majlis (pre-event)
Tindakan yang perlu dibuat Sebelum Majlis (pre-event) ialah
penyediaan:

1. Kertas Cadangan dan Objektif
2. Peruntukan Kewangan
3. Kenalpasti tugas dan tanggungjawab jawatankuasa
4. Timeline
5. Pelan Pemasaran Majlis (Event Marketing Plan)
6. Senarai Semak (Checklist)

Keberkesanan pelaksanaan sesuatu majlis adalah bergantung kepada keupayaan menghasilkan perancangan yang baik, fungsi setiap ahli jawatankuasa yang jelas dan tepat serta mempunyai senarai semak (checklist) yang lengkap. Bentuk atau cara
pelaksanaan sesuatu majlis juga banyak bergantung kepada kehendak jawatankuasa yang dibentuk, taraf majlis, jenis majlis, atur cara majlis, taraf tetamu kehormat, tempat dan saiz sesuatu majlis. 

Di antara contoh tindakan PTJ semasa proses pelaksanaan
ialah: 

• mesyuarat jawatankuasa penganjur,

• penyediaan senarai jemputan,

• kad jemputan

• tempahan menu jamuan, 

• pelan susunatur tetamu

• pelantikan juruacara majlis

•  pelantikan pembaca doa
•  penyediaan buku program
• aktiviti promosi, back drop

• penyediaan atur cara pentadbiran,
•  teks ucapan tetamu kenamaan, penyambut tetamu dan lain-lain.

PTJ perlu memberi perhatian kepada aspek pemantauan (dengan menggunakan senarai semak) supaya semua perancangan dapat dilaksanakan dengan baik.

Aktiviti pemantauan termasuklah urusan perbelanjaan, mematuhi tarikh
akhir (deadline), menepati objektif majlis, protokol, sumber dan
lain-lain yang berkaitan.